RFP چیست ؟
RFP (Request For Proposal) یک سندتجاری است که در آن جزئیات پیشنهاد انجام یک پروژه اعلام می‌شود تا شرکت‌های واجد شرایط برای تکمیل و ارائه پروپوزال، راهکار و پیشنهاد قیمت طبق سند تجاری (RFP) اقدام نمایند.
چگونه می‌توان توسط ارائه سندتجاری (RFP) مشاوره و راهکار درست دریافت کنیم و محصول مورد نیاز را بدرستی انتخاب کنیم و در کوتاه‌ترین زمان به اهداف خود برسیم؟
تجربه همکاری بدون ارائه سندتجاری (RFP)
من مدیر بیمارستان هستم، یکی از کارهایی که باید برای ارائه خدمات بهتر به کاربران و بیماران انجام بدهم، بررسی و تایید ارائه خدمات جهت تسهیل روند امور، برای پرسنل و بیماران است که برای بیمارستان تهیه می‌شود.
مسیر گذشته جهت تایید و ارائه خدمات به بیمارستان را با هم بررسی کنیم.
من تمام نیازها را بررسی می‌کردم و همیشه می‌خواستم بهترین و شایسته‌ترین خدمات را به تمامی پرسنل و بیماران ارائه کنم.
مشاوره و ارائه راهکار بدون ارائه سندتجاری (RFP)
با تک تک شرکت‌ها ارتباط می‌گرفتم و برای ارائه خدمات مورد نظر، از شرکت‌ها سوالاتی در مورد محصولات، عملکرد، شرایط همکاری می‌پرسیدم.
برخی شرکت‌ها اعلام می‌کردند که ما تمامی خدمات مورد نیازتون را داخل پکیج ارائه می‌کنیم.
در بهترین حالت کاتالوگ به همراه پیشنهاد قیمت دریافت می‌کردیم.
انجام پروژه بدون ارائه سندتجاری (RFP)
یکی از شرکت ها پس از تحلیل و بررسی مورد تایید قرار گرفت.
اعلام کردم لطفاً با واحد مربوط ارتباط گرفته و خدمات ارائه شود و عقد قرارداد و پرداخت هم منوط به تحویل کامل و انجام پروژه است.
در حین تکمیل پروژه و ارائه خدمات، از سوی یک پزشک متخصص بیمارستان نیاز جدیدی مطرح شد.
قرار شد درباره این موضوع با شرکت مذاکره کنم و نیازی که مطرح شده را به بیمارستان ارائه دهند.
پس از مذاکره، شرکت خدمات جدید مورد نیاز را ارائه کردند.
پس از مدتی یک تداخل کاری بین واحدIT و شرکت اتفاق افتاد که طی بررسی از سوی شرکت و بیمارستان مشکل برطرف گردید.
اما روزبه‌روز نیازهای متفاوتی از سوی پرسنل بیمارستان اعلام شد که این موارد هم با پیگیری بیمارستان، توسط شرکت ارائه گردید.
تقریبا آرامش پس از گذشت مدت‌ها به بیمارستان بازگشت.
اعلام نیاز جدید پس از انجام پروژه بدون سندتجاری (RFP)
اما این بار پزشکان متخصص بیمارستان موارد جدیدی را مطرح کردند و به شرکت اعلام کردیم.
شرکت ارائه دهنده خدمات اعلام کردند این خارج از تعهدات ما است و برای توسعه و سفارشی‌سازی هزینه جداگانه‌ای باید پرداخت گردد.
در صورتی که ما بودجه کامل را برای این موضوع اختصاص داده بودیم و در آن زمان نمی‌توانستیم هزینه‌ای برای این مورد پرداخت کنیم.
درنهایت طی مذاکرات با شرکت تصمیمی اتخاذ شد که جهت پیشبرد پروژه موارد مطرح شده‌ی جدید با پرداخت جداگانه‌ای انجام شود و پس از گذشت مدت طولانی توانستیم برای عقد قرارداد اقدام کنیم.
عقد قراردادتجاری بدون سندتجاری (RFP)
واحد قرارداد شرایط عقد قرارداد را مطرح کردند.
مجوزها و گواهینامه‌هایی جهت عقد قرارداد و پرداخت نیاز بود که هیچکدام را شرکت نداشتند و عقد قرارداد منوط به داشتن گواهینامه‌ها بود.
شرکت ارائه دهنده خدمات بسیار زحمت کشیده بودند و پس از ارائه نیازهای جدید که خارج ازتعهدات شرکت بود پروژه کاملا انجام شده بود.
شکست پروژه بدون ارائه سندتجاری (RFP)
در کمال ناباوری این پروژه به علت نداشتن مدارک امنیت و عدم توسعه پذیری مورد نیاز در آینده با شکست مواجه شد.
با توجه به تجربه ناموفقی که برای بیمارستان اتفاق افتاد، برای ارتباط با شرکت‌های دیگر تصمیم گرفتم تمامی مشکلات پیش آمده در انجام پروژه گذشته را کامل بررسی کنم.
چندین سوال برای من بوجود آمده بود:
- چرا پروژه باشکست مواجه شد؟
- چرا زمان طولانی برای انجام پروژه صرف شد؟
- چرا این میزان آشفتگی داخل بیمارستان بوجود آمد؟
تجربه همکاری با ارائه سندتجاری (RFP)
من در پروژه ی بعدی تصمیم گرفتم برای دریافت خدمات و عقد قرارداد با شرکت ارائه دهنده خدمات، تمامی ذینفعان پروژه را دعوت کنم.
از تمامی واحدها (پزشکان- سوپروایزر- واحد IT- واحد امنیت- واحد قرارداد- واحد حسابداری- واحد حراست و…) درخواست کردم نیازهایی که دارند را کامل بررسی کنند و مکتوب به بیمارستان ارائه دهند.
تمامی نیازها را در قالب فایل سندتجاری (RFP) آماده و به تمامی شرکت‌ها ارسال کردیم.
قرار بر این شد که شرکت‌های ارائه دهنده خدمات، سندتجاری (RFP) بیمارستان را بررسی کنند و طبق موارد مورد نیاز اعلام شده، پروپوزال و پیشنهاد قیمت خود را برای بیمارستان از طریق فکس و ایمیل ارسال کنند.
تمامی موارد برای بیمارستان ظرف مدت چند روز ارسال شد.
یکی از شرکت‌ها تمامی نیازهای بیمارستان را پوشش می‌دادند و مستندات ارائه شده در پاسخ به سند تجاری (RFP) کامل بود.
- بودجه اختصاص داده شد.
- پیش پرداخت انجام شد.
- قرارداد پیش از شروع پروژه منعقد گردید.
- پروژه طبق سند تجاری (RFP) تحویل گردید.
- تسویه حساب انجام شد.
فواید ارائه سندتجاری (RFP)
- فرآیند کاملا برابر برای هر شرکت کننده و رقابتی است.
- بدرستی نیازها مطرح شده و مراحل تحویل پروژه شفاف است.
- مشاوره، ارائه راهکار، پروپوزال و پیشنهاد قیمت از سوی شرکت‌های ارائه دهنده خدمات بدرستی انجام می‌گردد.
- پروژه‌ها در بهترین زمان و بدون چالش انجام می‌گردد.
سخن پایانی
این تجربه را برای شما به اشتراک قرار دادم تا بتوانیم با ارائه سندتجاری (RFP) در تمامی زمینه‌ها بدرستی، بدون دغدغه و کاملا شفاف قرارداد منعقد کنیم و همچنین طبق مستندات، خدمات مورد نیاز را دریافت کنیم و به اهداف خود برسیم.
