در چند وقت اخیر، اینترنت دلایل بسیاری برای شاد بودن در اختیار ما قرار داده مانند تلفن‌های هوشمند، سیستم عامل‌های پیام رسان فوری و حتی شبکه‌های اجتماعی. این امکانات باعث شده با اعضای تیم خود، درحالی که فرسنگ‌ها دورتر از شما قرار دارند، جلسه برگزار کنید و مفهومی به عنوان برنامه‌های پیام رسان یا چت تیمی سازمانی ارائه شده است. در سال‌های اخیر توسعه برنامه‌های سازمانی به سرعت پیشرفت کرده و ویژگی‌های آنان به کسب و کارها در سراسر دنیا در رسیدن به اهدافشان کمک می‌کند. بیایید برخی از راه‌های دستیابی به این اهداف و به طور مشخص دلایل استفاده از یک برنامه پیام رسان تیمی سازمانی را بررسی کنیم.
۱. پاسخ‌های فوری به پیام‌ها
تحقیقات نشان داده هنگامی که پیامی از طریق برنامه چت تیمی ارسال شده، میزان پاسخ فوری تا ۹۵% افزایش می‌یابد. در واقع، اگر شما خواهان این هستید که به سوالاتتان سریع پاسخ داده شود و از بهانه گیری و تاخیرهای بی مورد در پیشنهادهای سازنده جلوگیری شود، از یک برنامه پیام رسان تیمی سازمانی استفاده کنید.
با استفاده از این برنامه، هر پیامی به عنوان پیام فوری تلقی می‌شود. در حقیقت، شما می‌توانید با کمک یک شرکت توسعه دهنده پیام رسان درون سازمانی برای مراکز تصویربرداری، برنامه را به گونه‌ای در سازمان خود توسعه دهید که کاربر در صورت وجود وظیفه‌ای انجام نشده یا پیامی خوانده نشده، قادر به انجام فعالیت دیگری در دسکتاپ خود نباشد یا به نوعی مشخص از پیام‌ها مطلع گردد. به این ترتیب، می‌دانید که کارمندتان بهانه‌ای ندارد و می‌توانید پیشرفت و بهره وری را به حداکثر میزان خود برسانید.
۲. از اطلاعات مهم به خوبی مراقبت می شود
دیوارها گوش دارند، گوش‌های بزرگی هم دارند. بحث در مورد برنامه‌های مربوط به حرکت رو به جلوی شرکت یا استراتژی‌های پیروزی در رقابت با دیگران را درهر پیام رسانی نمی توان انجام داد، زیرا این کار کاملا ایمن نبوده و همچنین به طور یقین ذخیره فهرست مشتریان یا سایر اطلاعات و مستندات محرمانه در مورد کسب و کارتان در این پلتفرم‌ها، کاری ایده آل نیست.
بهترین کار این است که با کمک یک برنامه چت تیمی کاربر پسند با امنیتی پیشرفته که اطلاعات را در سرورهای مرکز خودتان ذخیره می‌کند، این زیرساخت امن را ایجاد کنید. از این طریق، شما مطمئن هستید که هیچ شخص ثالثی در حال سرقت پیام‌های شما نیست و هیچ رقیبی در کمین پایگاه داده نخواهد بود و هیچ وسیله‌ای برای از دست دادن اطلاعات حیاتی به کلاه برداران اینترنتی وجود ندارد.
در برخی موارد که کارمندان نیاز دارند حریم خصوصی آنها حفظ شود و اطلاعاتی مانند شماره تماس خود را با تمام سازمان به اتشراک نگذارند نیز این امر اهمیت زیادی پیدا می‌کند.
۳. سازمان دهی و مستندسازی را ارتقا می دهد
ضروریست هنگام آغاز استفاده از یک نرم افزار توسعه ساختارهای سازمانی، پایان و عاقبت آن را از همان ابتدا تجسم کنید. این به چه معناست؟ از آنجا که برنامه چت یا پیام رسان تیمی سازمانی صرفا به مکالمات حول شرکت اختصاص دارد، سایر مواردی که موجب حواس پرتی کارکنان خواهد شد را خود به خود حذف می‌کند. تصور کنید در فیسبوک درحال صحبت در مورد رشد شرکت هستید و کارمند دیگری درحال تماشای ویدیوی توله سگی بانمک که سعی دارد شیر را در حالی که پنجه هایش بسته است، بنوشد. بسیار غیر مرتب است، مگر نه؟
اگر در همان ابتدا شرکت توسعه دهنده را از نیازهای خود مطلع ساخته باشید، می‌توانید در برنامه چت تیمی سازمانی مکالمات خود را به طرز هوشمندانه‌ای دسته‌بندی و مستندسازی کنید. شاید درحال گفتگو در مورد فروش یک محصول باشید، می‌توانید رشته موضوعی که تبلیغات، کمپین‌ها و سایر موضوعات مربوط به فروش را شرح می‌دهد، را با اعضای تیم مربوطه ایجاد کنید. این کار به مستندسازی و ساختار سازمانی اعضای تیم که به اطلاعات مهم دسترسی دارند، کمک بسیاری می‌کند.
۴. به کارکنان در تمرکز بر روی وظیفه حال حاضر خود، کمک می کند
در طی نظرسنجی‌ای که اخیرا انجام شده، حدود ۶۵ درصد از کارکنان اعتراف کرده‌اند که فعالیت‌های شخصی خود را با استفاده از منابع شرکت، در زمان کاری خود انجام می‌دهند. اگرچه بسیار از آنان چنین قصدی نداشته‌اند، اما از روی عادت و ناخوداگاه به این کار متوسل می‌شوند. به طور مثال آنها ایمیل‌های خود را در مورد کار بر روی پروژه‌ای در حال انجام باز می‌کنند، که ناگهان یک آگهی را مشاهده می‌کنند که به آنها اشتراک یک ماهه رایگان نتفلیکس را نوید می‌دهد. سپس پس از بازدید از سایت آگهی دهنده و گشت و گذاری چند ساعته در آنجا، متوجه می‌شوند که دیگر برای انجام پروژه مورد نظر خیلی دیر است. حتما از این امر می‌توان جلوگیری کرد.
۵. از تحت فشار قرار گرفتن کارمندان جلوگیری می کند
اقرار کنید هنگامی که واتساپ یا تلگرام خود را باز کرده و با ۱۰۰ پیام جدید از افراد مختلف مواجه شوید، ممکن است بی‌خیال شده و فقط برنامه را بسته و سر بر بالین بگذارید. متاسفانه این پیام‌ها روی هم تلمبار شده و حتی غیرقابل کنترل می‌شوند. ممکن است در پایان کلا یکسری پیام را رد کرده و یا بدتر با عجله و بی دقت به سراغ پیام‌ها بروید.
اما به یک نرم افزار پیام رسان تیمی سازمانی فکر کنید که در آن پیام‌ها به دسته‌های “فوری”، “در اسرع وقت” و “برای بعد” تقسیم بندی می‌شوند. این به کارمند کمک می‌کند تا در قبال هر پیام، بهترین تلاش خود را انجام دهد. همچنین این برنامه چت تیمی، فقط حاوی پیام‌های کارکنان بوده و به اندازه استفاده از یک وسیله ارتباط عمومی، طاقت فرسا و شلوغ نیست.
عواملی که باید برای انتخاب برنامه پیام رسان تیمی سازمانی در نظر بگیرید:
۱. سهولت در استفاده
اگر شرکت شما از کارمندانی با هوش فنی خیلی بالایی تشکیل نشده، به شما توصیه می‌کنیم به سراغ برنامه چت تیمی بروید که استفاده از آن بسیار ساده باشد. امور پیچیده را حذف کرده و آن را تا جایی که توانسته، ساده نگاه دارید. اگر این کار را نکردید، انتظار داشته باشید که کارمندان شما امور را به سستی انجام داده و برنامه را به دلیل گیج کننده بودن به خوبی استفاده نکنند.
۲. سیستم ذخیره سازی ایمن و قابل اتکا
مطمئن شوید طرحی که به دنبال آن هستید، میزان حداکثر امنیت در برابر سرقت، فیشینگ و سایر حملات سایبری را فراهم می‌آورد. این امر نه تنها باعث صرفه جویی در هزینه و کاهش استرس از دست دادن اطلاعات حساس شده، بلکه اعتماد کارمندان را نیز جلب کرده و باعث می‌شود تا اطلاعات بهینه‌ای را به اشتراک گذارند. سرور اطلاعات پیام رسان حتما باید تنها در اختیار سازمان شما باشد.
۳. سازگاری
آیا برنامه چت تیمی با تبلت یا تلفن همراه شما سازگار است؟ آیا در گوشی آیفون مدیر شما به خوبی کار می‌کند؟ نکته اصلی به حداقل رساندن احتمال ناسازگاری هاست.
۴. همگام سازی دسکتاپ با موبایل
دلیل اصلی استفاده از برنامه چت تیمی، دسترسی بدون محدودیت به یکدیگر است و ما این امر را می‌دانیم که کارکنان همواره پشت رایانه خود نیستند. به همین ترتیب، این برنامه باید با تمام ابزارهای دیجیتال کار کند.
۵. ابزارهای سازمانی
آیا می‌توانید جلسات را در همان برنامه، زمانبندی و نظارت کنید؟ یا اینکه جلسات و گفتگوهای مشخصی در آن با اعضای تیم‌های مختلف ایجاد کنید؟ اینها سوال‌های است که باید از شرکت توسعه دهنده برنامه پیام رسان تیمی سازمانی خود بپرسید و ضروری تر است که اطمینان حاصل کنید کار با این برنامه برای سازمان شما ممکن است.
نتیجه گیری
بسیاری از مشاغل در سراسر دنیا درحال برطرف کردن تنگناها و حرکت به سمت توسعه برنامه‌هایی هستند که کارمندان را بیشتر با یکدیرگ متصل کرده و ارتباطات در محیط کار را پرورش دهند. هنگامی که آماده ایجاد یک برنامه چت سازمانی در مرکز تصویربرداری پزشکی خود بودید، حتما با ما در تماس باشدی تا محصول رسانا و ویژگی‌های آن را برایتان معرفی کنیم.
منبع: customerthink.com
